PROTOKÓŁ POSIEDZENIA ZARZĄDU
ZWIĄZKU MIAST I GMIN NADNOTECKICH
Nakło nad Notecią, 21.09.2007 r. godz. 11.00 – ul. Ks. P. Skargi 7 (Urząd Miasta i Gminy)
1. Przywitanie.
2. Stwierdzenie quorum.
3. Przyjęcie porządku obrad.
4. Omówienie zaawansowania prac w ramach projektu - „Wykorzystanie Śródlądowych Dróg Wodnych dla Rozwoju Regionalnego - InWater” (Program Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III B Region Morza Bałtyckiego).
4.1. Przedstawienie opracowania studialnego: „Analizy możliwości lokalizacji sieci przystani i stanic żeglugi śródlądowej nad Notecią, opracowanie koncepcji architektonicznej dla wytypowanych lokalizacji przystani oraz przygotowanie studium wykonalności dla sieci przystani i stanic.”
4.2. Złożenie informacji z wykonania tablic informacyjnych w „Projekcie Oznakowania,” wg Systemu Identyfikacji Wizualnej przyjętego w projekcie „InWater” dla systemu jednolitego oznakowania atrakcji turystycznych wzdłuż trasy wodnej E-70 (na obszarze polskim).
5. Omówienie propozycji zmian do Statutu Stowarzyszenia „Związek Miast i Gmin Nadnoteckich.”
6. Organizacja XIV Walnego Zebrania Członków Związku.
7. Omówienie wstępnego planu działania Związku na rok 2008.
8. Sprawy organizacyjne Biura Związku.
9. Dyskusja i wolne wnioski.
Zakończenie obrad.
Ad. 1, 2.
Przywitania dokonał Pan V-ce Prezes Zenon Grzegorek, który był gospodarzem spotkania. Po powitaniu uczestników zebrania przekazał głos Panu Prezesowi Franciszkowi Strugale. Pan Prezes przywitał wszystkich obecnych i jednocześnie stwierdził quorum. W zebraniu uczestniczyło 6 członków Zarządu (w tym upoważniony delegat w zastępstwie Pana Michała Pęziaka – Pan Grzegorz Smoliński Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji Urzędu Miejskiego w Barcinie), Przewodniczący Komisji Rewizyjnej – Pan Zbigniew Stochaj, a także goście: Pan Michał Oleksyn oraz Krzysztof Skolimowski reprezentujący Biuro Projektowe OSA s. c. Lista obecności w załączeniu. (Zał. nr 1).
W części obrad dotyczącej przedstawienia prezentacji multimedialnej: „Analiza możliwości lokalizacji sieci przystani i stanic żeglugi śródlądowej nad Notecią, opracowanie koncepcji architektonicznej dla wytypowanych lokalizacji przystani oraz przygotowanie studium wykonalności dla sieci przystani i stanic” uczestniczył również Pan Tomasz Miłowski – Wicestarosta Nakielski oraz Pani Katarzyna Łukaszczyk – Kierownik Referatu Promocji i Pozyskiwania Środków z Funduszy Zewnętrznych Starostwa Nakielskiego.
Ad. 3.
Pan Prezes odczytał porządek obrad i poprosił o ewentualne uwagi lub propozycje zmian. Uwag i wniosków nie było. Porządek obrad został przyjęty jednogłośnie (6 - za).
Jednocześnie, z uwagi na powstałą sytuację, Pan Prezes Franciszek Strugała omówił na wstępie sprawy związane z organizacją pracy Biura Związku – z uwagi na dłuższe zwolnienie lekarskie Dyrektora Biura – Pani Hanny Forbrich, sprawy obsługi Biura Związku prowadzone są obecnie przez Pana Radosława Janeckiego. Do zaproponowanego przez Pana Prezesa Franciszka Strugałę zastępstwa nie zgłoszono uwag.
Korzystając z obecności Głównej Księgowej omówione zostały sprawy finansowe. Pan Prezes Franciszek Strugała przekazał głos Pani Jolancie Maślance, która przedłożyła uczestnikom zebrania rozliczenia finansowe dotyczące spraw realizowanych przez Związek.
Wpływ składek członkowskich zrealizowany został w 100%. Zadanie związane z wykonaniem „Projektu Oznakowania” zostało zrealizowane oraz rozliczone w pierwszym półroczu 2007. Związek otrzymał certyfikat od Władzy Wdrażającej dotyczący realizacji tego zadania. Zwrot 75% poniesionych kosztów na tym zadaniu jest uzależniony od rozliczeń realizowanych przez Partnera Wiodącego Projektu – Politechnikę Gdańską.
Na poczet ekspertyz zewnętrznych gminy uczestniczące w projekcie wpłaciły łącznie kwotę 160.000 zł. W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego rzeczywisty koszt wykonania ekspertyz wyniesie 131.150 zł.– pozostaje do dyspozycji kwota 28.852 zł. Pani Jolanta Maślanka zaproponowała, żeby pieniądze te zostały zwrócone gminom, które je wpłaciły. Byłaby to kwota ok. 3.200 zł. na jedną gminę, ponadto po całkowitym rozliczeniu zadania gminy otrzymają również zwrot 75% poniesionych kosztów.
Po przeprowadzeniu dyskusji stwierdzono, że w powyższej sprawie należy zwrócić się pismem do gmin uczestniczących w projekcie – tak, aby gminy te zdecydowały co zrobić z nadpłaconą kwotą.
Proponowane jest również - dla gmin uczestniczących w „Projekcie Oznakowania” – dokonanie zwrotu części kosztów, które gminy poniosły na montaż tablic. Tu również, koszty zadania po przeprowadzeniu postępowania przetargowego okazały się niższe od pierwotnie zakładanych i istnieje, oprócz częściowej refundacji kosztów montażu tablic już wykonanych, możliwość zamówienie kolejnych dwóch tablic – jeśli byłoby takie zainteresowanie ze strony Gmin. Sprawa powyższa zostanie szczegółowo omówiona w dalszej części zebrania.
ZMiGN poniósł w roku bieżącym również koszty śluzowania statku „Władysław Łokietek”. Zarezerwowane zostały środki finansowe na delegacje związane z udziałem przedstawicieli ZMiGN w konferencji finałowej projektu „InWater” w Kaliningradzie oraz środki na promocję.
Związek nie zna jeszcze w chwili obecnej kosztów koordynacji projektu „InWater” – Politechnika Gdańska – Partner Wiodący Projektu nie przedstawiła jeszcze rozliczenia tych kosztów.
Na tym zamknięto sprawy związane z omawianiem spraw finansowych Związku. Posiedzenie Zarządu Związku opuściła Pani Jolanta Maślanka – Główna Księgowa.
Ad. 4.
W tym punkcie Pan Prezes poprosił o zabranie głosu Pana Michała Oleksyna – przedstawiciela Biura Projektowego OSA s. c., które na zlecenie ZMiGN opracowało „Analizę możliwości lokalizacji sieci przystani i stanic żeglugi śródlądowej nad Notecią, opracowanie koncepcji architektonicznej dla wytypowanych lokalizacji przystani oraz przygotowanie studium wykonalności dla sieci przystani i stanic”. Zrealizowane opracowanie przedstawione zostało w formie prezentacji multimedialnej, w której omówione zostały poszczególne lokalizacje przystani i stanic, przyjęte do realizacji prac studialnych założenia, zastosowane rozwiązania funkcjonalne oraz zaproponowane rozwiązania techniczne. Na prośbę Pana Prezesa Franciszka Strugały omówione zostały również założenia przyjęte przy opracowywaniu Studium Wykonalności – czy w Studium uwzględniono rozbicie danych dla poszczególnych gmin tak, aby mogły się one ubiegać samodzielnie o środki finansowe na realizację przystani oraz czy uwzględniono w Studium z jakich funduszy unijnych możliwe będzie ubieganie się o środki finansowe na realizację przystani i stanic.
Pan Michał Oleksyn stwierdził, że Studium Wykonalności pokazuje, że projekt obejmuje sieć przystani na Noteci, które stanowią spójną całość. W Studium Wykonalności nie ma uwypuklonej kwestii doboru funduszy unijnych z jakich będzie można korzystać przy składaniu wniosków o środki finansowe na budowę przystani i stanic. Uwzględnienie tego zagadnienia będzie możliwe po uszczegółowieniu programów operacyjnych.
Pan Marek Tchórzka stwierdził, że możliwe jest wpisanie projektów związanych z budową przystani i stanic w istniejące w programach operacyjnych priorytety – dobór odpowiedniego programu zależy już jednak od typu beneficjenta – czy jest to gmina miejsko – wiejska, wiejska, czy zadanie realizowane będzie przy współudziale inwestora prywatnego. Głównym zadaniem Związku przy dalszej realizacji projektu jest zainteresowanie Urzędów Marszałkowskich poszczególnych województw tematyką budowy przystani i stanic na Noteci.
Pan Prezes Franciszek Strugała zaproponował by opracowana „Analiza możliwości lokalizacji sieci przystani i stanic żeglugi śródlądowej nad Notecią, opracowanie koncepcji architektonicznej dla wytypowanych lokalizacji przystani oraz przygotowanie studium wykonalności dla sieci przystani i stanic” została przedłożona Marszałkom województw kujawsko – pomorskiego, lubuskiego oraz wielkopolskiego. Poprosił również o opinie i uwagi uczestników zebrania dotyczące przedstawionego opracowania.
Pan Stanisław Chudzik – stwierdził, że przede wszystkim należy brać pod uwagę koszty zadań, gdyż nawet przy możliwości uzyskania dofinansowania ze środków zewnętrznych, przy wysokich kosztach inwestycyjnych, szczupłość budżetów samorządów może nie pozwolić na zabezpieczenie środków finansowych na wkład własny, dlatego na etapie opracowywania projektów technicznych trzeba zwrócić szczególną uwagę na unikanie stosowania drogich rozwiązań technicznych.
Pan Prezes Franciszek Strugała zaproponował by każda z gmin uczestniczących w projekcie zapoznała się z treścią opracowania oraz zgłosiła ewentualne uwagi do Biura Związku lub bezpośrednio do Biura Projektowego „OSA”.
Następnie omówiono sprawy dotyczące zrealizowanego już zadania z wykonania tablic informacyjnych w „Projekcie Oznakowania,” wg Systemu Identyfikacji Wizualnej przyjętego w projekcie „InWater” dla systemu jednolitego oznakowania atrakcji turystycznych wzdłuż trasy wodnej E-70 (na obszarze polskim). W ramach zadania wykonano 10 tablic (2 z planami miast oraz drogą wodną E-70, oraz 8 tablic z piktogramami). Zadanie zostało rozliczone w I półroczu 2007. W wyniku uzyskanych na etapie przetargu oszczędności można zwrócić częściowo koszty poniesione przez gminy na montaż tablic oraz dodatkowo wykonać dwie tablice. Propozycja taka została złożona nowym członkom ZMiGN – Miastu i Gminie Ujście oraz Krzyż Wlkp. Do dnia posiedzenia Zarządu zainteresowanie zamontowaniem tablicy wyraziło Miasto i Gmina Ujście. Przeprowadzono wstępne negocjacje cenowe z firmą realizującą na zlecenie Związku tablice zamontowane w pierwszym etapie. Pan Prezes Franciszek Strugała poprosił obecnych na posiedzeniu Zarządu o zastanowienie się czy nie chcieliby, w przypadku rezygnacji z montażu tablicy Krzyża Wlkp., zamontować na swoim terenie tablicy w ramach „Projektu Oznakowania”. Wstępne zainteresowanie montażem tablicy wyraził Pan Zbigniew Stochaj – przedstawiciel Miasta i Gminy Wieleń. Z uwagi na termin zamknięcia rozliczenia projektu zadanie musiałoby zostać zrealizowane do końca października br.
Ad.5.
Pan Prezes Franciszek Strugała omówił proponowane do wprowadzenia zmiany. Przed posiedzeniem Zarządu Statut Stowarzyszenia wraz z proponowanymi do wprowadzenia zmianami został przesłany wszystkim Członkom Związku z prośbą o wnoszenie uwag. Do dnia posiedzenia Zarządu nie wniesiono żadnych uwag. Proponowane zmiany mają na celu wykreślenie „martwych” zapisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej przez Związek oraz spraw dotyczących składania oświadczeń woli w imieniu Związku przez Prezesa bądź V-ce Prezesa oraz ew. upoważnienia Dyrektora Biura Związku do podpisywania drobnych zleceń do określonej kwoty. Poza tym chodzi również o wprowadzenie zmian redakcyjnych w §4 Statutu. Pan Prezes poprosił o zgłaszanie uwag do proponowanych zmian.
Pan Andrzej Wiśniewski zgłosił uwagę dot. § 12 ust. 2, jego zdaniem zapis tego punktu powinien brzmieć następująco: „W skład Zarządu wchodzi 4-7 osób, wybranych spośród przedstawicieli członków Stowarzyszenia” a nie jak dotychczas „W skład Zarządu wchodzi 4-7 osób, wybranych spośród członków Stowarzyszenia”.
Ostatecznie ustalono, że proponowane do wprowadzenia do Statutu zmiany zostaną jeszcze raz rozesłane do wszystkich Członków Stowarzyszenia z prośbą o przeanalizowanie i zgłoszenie uwag.
Ad.6.
Pan Prezes Franciszek Strugała zaproponował by XIV Walne Zebranie Członków Związku odbyło się 22. lub 23. listopada w Pakości. Po przeprowadzeniu rozmów ustalono, że będzie to 22 listopada br., początek obrad wstępnie zaplanowano na godz. 10.30. Walne Zebranie odbędzie się w dwóch częściach – w pierwszej zaprezentowane zostaną dotychczasowe działania ZMiGN w ramach projektu „In-Water”; w drugiej części – omówione zostaną sprawy bieżącej działalności Związku. Zaproszenia do udziału w Walnym Zebraniu Członków Związku należy wystosować do Marszałków Województw: Kujawsko – Pomorskiego, Lubuskiego i Wielkopolskiego.
Pan Stanisław Chudzik zaproponował by projekty uchwał, które będą miały być podjęte podczas obrad Walnego Zebrania wcześniej zostały rozesłane do wszystkich Członków Związku tak by można się z nimi zapoznać przed obradami.
Ad.7.
Wstępny plan działania Związku na rok 2008 zostanie rozesłany przez Biuro Związku Członkom Stowarzyszenia drogą e-mailową, szczegóły omówione zostaną na Walnym Zebraniu planowanym na listopad br. Jednocześnie można propozycje zadań, które miałyby być realizowane przez Związek w roku 2008 można przesyłać do Biura Związku.
Ad. 8.
Sprawy organizacyjna Biura dotyczące zastępstwa zostały omówione na początku zebrania. Pan Prezes Franciszek Strugała poinformował uczestników zebrania o planowanej konferencji finałowej projektu „InWater”, która wg ostatnich informacji otrzymanych od Partnera Wiodącego Projektu – Politechniki Gdańskiej, ma odbyć się w dniach 12-14 listopada w Kaliningradzie. Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami dokonanymi na Zarządzie - w konferencjach bierze udział Prezes oraz Dyrektor Biura. Z uwagi na to, że imienny udział w konferencji musi zostać zgłoszony już w chwili obecnej – niezbędne jest wystawienie przez organizatora konferencji: Urząd Miasta Kaliningrad - imiennych zaproszeń dla uczestników konferencji, by możliwe było uzyskanie wiz wjazdowych do Obwodu Kaliningradzkiego – Pan Prezes Franciszek Strugała zaproponował by w przypadku niemożności wzięcia udziału w konferencji przez Dyrektora Biura – Panią Hannę Forbrich, zastąpił ją pełniący zastępstwo w Biurze Związku – Pan Radosław Janecki. Do zgłoszonej propozycji nie wniesiono uwag.
Ad. 9.
W dyskusji Pan Prezes Franciszek Strugała przedstawił propozycję, która wpłynęła przed obradami Zarządu – dotyczy ona złożenia przez ZMiGN do Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu – filmu o dolinie rzeki Noteci. Środki finansowe na realizację projektu pochodziłyby z TV ASTRA oraz z WFOŚiGW. Uczestnicy obrad zgodnie stwierdzili, że jeśli ZMiGN nie angażuje w to zadanie środków finansowych, możliwe jest złożenie wniosku. Pan Marek Tchórzka zaproponował by w filmie ujęto wszystkie gminy członkowskie Związku. Do powyższej propozycji przychylili się wszyscy członkowie Zarządu. Ponadto wniosek winien zostać uaktualniony o terminy realizacji (wniosek załączony został w materiałach pod obrady Zarządu Związku).
Na zakończenie obrad przekazano przedstawicielom gmin uczestniczącym w projekcie opracowanie „Analizy możliwości lokalizacji sieci przystani i stanic żeglugi śródlądowej nad Notecią, opracowanie koncepcji architektonicznej dla wytypowanych lokalizacji przystani oraz przygotowanie studium wykonalności dla sieci przystani i stanic.”
Na tym protokół zakończono i podpisano.
PODPISY:
Prezes Związku - /-/ Franciszek Strugała
Protokolant - /-/ Radosław Janecki
|
